Hướng dẫn sử dụng Team Drive của Google Drive Unlimited

Nhiều bạn sử dụng Google Drive Unlimited thắc mắc Team Drive (Bộ nhớ dùng chung) là gì?  Khi sử dụng Google Drive thì một số tài khoản sẽ thấy Team Drive (hay Bộ nhớ dùng chung) phía dưới Drive của tôi

Team Drive (Bộ nhớ dùng chung) của Google Drive hay còn gọi là Shared Drives  là một dịch vụ ra đời đã lâu nhưng chưa được nhiều người biết đến, trong bài hướng dẫn này sẽ gửi tới các bạn thông tin chi tiết Team Drive là gì?

Cách cài đặt và sử dụng Team Drive cùng những mẹo nhỏ giúp tận dụng dịch vụ lưu trữ Team Drive với dung lượng không giới hạn và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được các nội dung cập nhật trong Team Drive. Nếu chưa có Google Drive không giới hạn lưu trữ thì xem ở đây để mua nhé: Xem google drive không giới hạn

TEAM DRIVE LÀ GÌ? SHARED DRIVES LÀ GÌ?

Team Drive là một không gian lưu trữ chung để các Nhóm (Teams) trong công ty, tổ chức,.. của bạn có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu của họ từ bất cứ nơi nào và trên bất kì thiết bị nào.

Không giống những file trong Drive của tôi (My Drive), dữ liệu trong Bộ nhớ dùng chung thuộc về một nhóm chung thay vì một cá nhân (Và chỉ có thành viên trong nhóm mới có thể nhìn thấy thông tin).

Sản phẩm Team Drive có thể thêm gmail của một hoặc nhiều thành viên vào nhóm, gmail của thành viên đó sẽ được upload không giới hạn dung lượng lên nhóm đó. Hay còn gọi là chia sẽ dung lượng cho tài khoản. Bạn có thể cho bạn bè, người thân hoặc đồng nghiệp cùng sử dụng nếu muốn để tiết kiệm chi phí.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TEAM DRIVE

Bước 1: Các bạn cần đăng nhập vào dịch vụ Google Drive, chắc chắn rồi. Địa chỉ đăng nhập cho bạn nào lười => https://drive.google.com. Sau khi đăng nhập thành công các bạn click thẳng vào liên kết https://drive.google.com/drive/shared-drives hoặc click vào Team Drive (Tiếng Anh) hoặc Bộ nhớ dùng chung (Tiếng Việt).

Bước 2: Đây là giao diện cơ bản của Google Drive. Các bạn có thể thấy dưới ảnh là tên thư mục file mà bạn tự đặt cho thư mục sẽ upload
Tiếp theo chúng ta chú ý tới một số điểm như sau:

• Phần bộ nhớ => báo dung lượng lưu trữ, vì không giới hạn
• Phần team drive => các bộ nhớ dùng chung đang hiện hữu, các bạn có thể thấy mình có tạo 1 bộ nhớ dùng chung sẵn rồi
• Phần mới => bạn ấn vào để thêm files, folder, tài liệu… vào team drive nhé.

Chúng ta qua bước tiếp theo nhé !

Bước 3: Sau khi có team drive, thì phần này sẽ là đặt tên cho bộ nhớ dùng chung. Các bạn cứ đặt thoải mái đặt là gì chả được miễn là nhớ.

• Tên của bộ nhớ dùng chung, ở đây mình đặt là: Tên thư mục file
• Phía dưới  thì có số lượng thành viên và liên kết thêm thành viên mới.

Bước 4: Tại bước này sẽ là bước thêm thành viên mới vào team drive. Tại đây bạn sẽ có một số yêu cầu để bắt đầu như:

1. Bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của thành viên trong team drive để thêm vào. Các bạn nên nhập email cho đỡ nhầm lẫn.

2. Tại phần cấp quyền mình khoanh đỏ có các lựa chọn như sau:

• Người quản lý: nếu tài khoản được cấp quyền này đồng nghĩa với việc thành viên đó sẽ có toàn quyền quản lý các thành viên khác, có thể tải tài liệu lên / chỉnh sửa tài liệu và xóa tài liệu của các thành viên khác tải lên.
• Người quản lý nội dung: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa, xóa tất cả các tập tin hiện có tại folder của bộ nhớ dùng chung.
• Người đóng góp: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa tất cả các tập tin hiện có tại folder của bộ nhớ dùng chung.
• Người nhận xét: Có thể nhận xét (comment) tất cả các tệp, không có quyền tải lên hoặc xóa các tệp tin.
• Người xem: Chỉ có thể xem nội dung tài liệu mà thôi

Mặc định thì Google để quyền truy cập thứ hai (Người quản lý nội dung), điều này khá là rủi ro. Các bạn nên để quyền cho các tài khoản trong nhóm là (Người đóng góp). Điều này sẽ làm giảm khả năng rủi ro vì có thể chỉnh sửa nhầm tài liệu của người khác. Mặc dù Google có chức năng “roll-back” lại nhưng nói chung là cũng phức tạp :D.

• Nội dung các bạn có thể ghi chú cho thành viên mới được thêm vào. Các bạn ghi gì chả được, không ghi cũng được :D.

Sau khi đã làm xong các bạn ấn vào “Gửi” để Google tự báo cho thành viên mới biết nhé :D.

Bước 5: Sau khi bước 5 thành công thì coi như hết nội dung bài này rồi. Từ bước 6 mình sẽ giới thiệu thêm một chút về các chức năng khác của Team Drive của Google Drive. Sau đây là một số liên kết (menu) tiện ích nhanh.

Để xem nhanh thành viên / chỉnh sửa quyền hạn thành viên các bạn có thể click luôn vào liên kết “2 thành viên“.

Bước 6: Sau khi ấn vào liên kết tại bước 6. Thì 1 cái pop-up sẽ hiện lên toàn bộ các thành viên, các bạn có thể chỉnh sửa quyền truy cập hoặc xóa luôn thành viên khỏi nhóm này. Như ảnh các bạn nhé :D. Toàn tiếng Việt nên chắc mình không phải nói quá nhiều nhỉ 

Bước 7: Tiếp theo sẽ là một phần nhiều chức năng hơn, các bạn có thể click vào cái liên kết hình tam giác lộn ngược ở cuối tên của group. Các bạn click vào đó sẽ có các lựa chọn sau:

• Thêm thành viên => cái này thì rõ quá rồi :D. Thêm thành viên như nào các bạn có thể xem lại ở bước 5
• Quản lý thành viên => cũng rõ rồi, cái này các bạn có thể truy cập nhanh ở bước 7
• Gửi email cho các thành viên => chức năng khá hay ho, ví dụ như để thông báo gì đó kiểu “Chiều nay 5h nhậu nhé / có tập tin tài liệu mới nhé” thế là tất cả 500 anh em trong nhóm đều nhận được rất hay ho và đỡ tốn thời gian.
• Cài đặt bộ nhớ dùng chung
• Thay đổi chủ đề => các bạn có thể thay đổi cái giao diện cover của nhóm, giống với facebook ý.
• Đổi tên
• Tìm kiếm trong
• Xem thùng rác => các tệp tin bị xóa sẽ nằm ở thùng rác, các bạn có thể vào để lấy lại hoặc xóa hoàn toàn
• Xóa drive nhóm (bộ nhớ dùng chung): Các bạn lưu ý không được xoá mục này – nếu xác nhận xoá sẽ mất dữ liệu.

Giờ đây người dùng sẽ không phải mất thời gian vào việc đồng bộ các tài liệu hay lo lắng về việc tốn dung lượng bộ nhớ.

UPLOAD VÀ CHIA SẺ FILE TRÊN TEAM DRIVE

Việc upload và chia sẻ file hay tạo folder trên team drive cũng như 1 gmail thông thường. Tuy nhiên ở phần team drive, Google không cho phép người dùng share folder mà chỉ share file để hạn chế về việc lạm dụng tính năng bộ nhớ dùng chung của Google Drive.

Chúc các bạn thành công !